Teams 会議に遅れそうなときに Power Automate を使ってワンタップで参加者へ通知する

「前の会議が長引いていて、少し遅れます。」

みなさん、こんにちは。Power Automate エバンジェリスト(自称)の古賀です。

このメッセージに心当たりはありませんか?
そうです、これは Teams で送信される三大メッセージの一つです。(当社独自リサーチによる^[要出典])

会議のほとんどがオンラインになり、盛り上がった会議は時間いっぱいまで掛かったり、会議室の移動がなくなったために、会議と会議の間の休憩を入れる時間が少ない場合もあります。そんなとき、次の会議の参加者への配慮として「ちょっと遅れます」と送ることがありますが、もうちょっと簡単にならないでしょうか。

そんなあなたにコレ。Power Automate のテンプレートを使って設定しましょう。
今年の 3月に追加されていて、結構便利なので紹介します。

追加手順

1. Power Automate にサインインする

https://make.powerautomate.com/
自動化は正義

2. テンプレートからインポートする

「会議に遅れることをユーザーに通知する」というテンプレートがあるので、それを使います。
下記のリンクを開いて、[続行] ボタンを押せば OK。たまに英語表記になるときがありますが、慌てる必要はありません。「アイムハングリー」くらいのことしか書いてありません。
https://make.powerautomate.com/galleries/public/templates/568731a7670f40f39f3e9137f168ce04/

[続行] ボタンを押すと、どの予定表かを選択するドロップダウンが表示されますので、自分の予定表を選択します。

たったコレだけ!!
あとは会議の 5分前になると、Power Automate のフローボットが通知してくれます。こんな感じに。

まるで自分専用の秘書のようですね！

「X 分前」に通知する、の X を変更する

これは Power Automate のトリガーを変更するだけで OK。フローの一番先頭にあります。

「詳細オプションを表示する」に隠れています。

この「ルックアヘッドタイム」という雑な日本語訳がそれです。単位は「分」で、デフォルトは「5分前」です。
ちなみに、ここに「0」を入れると会議開始時刻に通知したり、負の数を入れると会議開始後後に通知してくれそうな気がしますが機能しませんでした。

どうやら入力できるのは、1以上の自然数のみのようです。

アダプティブカードを改造する

テンプレートに含まれる応答のデフォルト文章は英語になっていて、これを毎回編集するのではあまり意味がありませんので、自分なりの文章に変更しましょう。これはフローの中に含まれる、アダプティブカードを編集すれば OK。Power Automate のフローを開き、「編集」ボタンを押します。

色々ありますが、下の方にスクロールしていって、「If event is self-organized and there are no attendees」→「いいえ」に進むと、「Card」があります。コレです。

JSON 形式で少し読みづらいですが、ここを編集すればデフォルトの文章を差し替えたり、カードのデザインを自由にカスタマイズできます。

なお、このエディタ枠で直接編集するよりも、Adaptive Card Designer というのがあるので、これを使うのが便利です。
https://adaptivecards.io/designer/

いい感じに編集して、私はこんな風にしました。

これで今の会議に集中しつつ、次の会議の参加者へワンタップで通知できます。

ところで以前、Outlook アプリの予定通知機能が雑なので Microsoft Power Automate で直近の予定を賢くスマホにプッシュ通知する という記事を書きました。これを使って会議の予定通知をカスタマイズしているのですが、同じように休日夜間の例外処理などを入れるなどすれば、さらに使い勝手がよくなりそうです。

みなさんも素敵な Power Automate ライフをお送りください。